« La coordination Jour J », un terme que l’on voit passer de partout, sur les blogs spécialisés dans le domaine du mariage, sur les sites de wedding planner – le mien compris ! -, etc. Sauf qu’en réalité tu te demandes « Fichtre ! Qu’est-ce que cela peut bien vouloir dire ! » – si, si tu parles comme ça. – Bien évidemment, tu ne vas pas oser poser la question autour de toi…
Tu as donc de la chance de tomber sur mon blog puisque je vais t’expliquer – en secret bien sur… – qu’est-ce que la fameuse coordination de jour J.
Ok, concrètement, je sers à quoi sur une coordination jour J ?
Après tout, autant être direct non ?
Les préparatifs
Toute cette petite histoire débute 2 à 3 mois avant ton mariage… Nous prenons contact et tu m’expliques votre projet de mariage, ce que vous avez prévu, les prestataires que vous avez réservés, la décoration que vous avez imaginé/fabriqué/acheté, vous me racontez absolument tout ! – Et j’adore ça – On en profite également pour faire un petit check-up de tous tes contrats, vérifier que toutes les informations sont bien notées, vérifier les demandes particulières et/ou exigences de chacun, etc.
Mes petites notes en main, je vais prendre le temps de recontacter chacun de tes prestataires pour vérifier avec eux que ce qui a été prévu, les horaires de présences et les quantités si nécessaires. Ainsi tout le monde est d’accord sur le déroulé de la journée !
Enfin, on regarde ensemble ce que tu as prévu pour la décoration du jour J – soyons honnête en général monsieur te laisse gérer cette partie ! -. Un avis extérieur et professionnel me permet de vérifier que tu n’as oublié aucun petit détail – puisque ce sont eux qui feront la différence –
Le planning
Maintenant que tout le monde est d’accord sur le déroulé de ce jour J, j’établis le planning de cette journée en détail. Ce planning c’est mon précieux ! Et je vais le partager avec l’ensemble des prestataires de la journée, chacun en aura un adapté à son rôle avec ses horaires et ses interventions. Ce planning me permets de limiter au maximum les imprévus. J’ai bien dis « limiter », parce que penser qu’il n’y aura pas d’imprévus le jour J de son mariage c’est un peu comme penser que le Père Noël et la Petite Souris sont les mêmes personnes – totalement impossible ! –
La visite technique
Avant-dernière étape avant la grande journée : la visite technique. Qu’est-ce que c’est que ça encore ?…
No Panic ! Je réalise tout simplement une visite de ton lieu de réception avec les prestataires qui ont besoin d’un premier repérage, comme par exemple la décoratrice pour l’installation, le photographe pour l’orientation et la meilleure lumière, le traiteur pour le matériel en cuisine. Bref, un petit repérage pour un jour J qui se déroule comme un long fleuve tranquille…
L’installation de la décoration
En voilà une partie de mon travail que j’apprécie tout particulièrement ! Je sais qu’après avoir passé des mois à imaginer, concevoir et préparer toute ta décoration de mariage, tu as aussi envie de la mettre en place, la voir prendre vie !
Mais ce que je peux aussi te proposer c’est un moment absolument magique que tu ne seras pas prête d’oublier : la découverte… Oui parce que justement, après avoir imaginer tout ça, tu vas pouvoir la découvrir en vrai sans le moindre effort, un peu comme si ta marraine la bonne fée était partie du croquis de ta décoration de rêve pour lui donner vie ! – Je suis ta marraine la bonne fée, enchantée. –
Alors tu es partante ?
« Notre entourage peut gérer tout ça »
Je ne vais pas te mentir : C’est vrai. Mais garde bien en tête que tout au long de la journée, même si tu as revu ton planning pas moins de 20 fois, si tu as tout revérifié avec l’ensemble de tes prestataires, il y aura des questions et/ou des imprévus. Faisons ensemble une petite simulation :
Scénario n°1
N’as-tu jamais vu lors d’un mariage dans ton entourage, le traiteur aller voir le DJ pour le lancement d’une activité ? DJ qui n’a pas la réponse. Alors le traiteur va voir le témoin. Mais le témoin ne sait plus où on en est du programme. Alors il va voir le deuxième témoin, qui a oublié dans quel ordre il fallait lancer les activités et à quel moment. Du coup il va voir la mariée, qui était en train de discuter avec sa grande tante éloignée qu’elle n’avait pas vu depuis 6 ans et qui se retrouve à aller voir le traiteur et le DJ pour ré-expliquer tout ça. Temps perdu ? 30 minutes, dans le meilleur des cas !
Scénario n°2
Passons donc directement au scénario n°2 avec ta wedding planner – présente ! -. Le traiteur a oublié son joli petit planning que je lui avais préparé avec beaucoup d’amour. Du coup il ne sait plus s’il doit lancer le plat maintenant ou si une activité est prévue. Ce gentil traiteur se tourne donc vers moi et me pose la question, grâce à mon précieux – alias mon planning chéri – je lui répond directement qu’il doit attendre un petit peu car beau-papa s’apprête à faire un discours qui restera à jamais gravé dans les mémoires. Temps gagné ? 29 minutes et 30 secondes. Petit bonus ? Tu ne t’es aperçu de rien et tu as pu continuer ta petite discussion avec grande-tante.
Alors dis-moi tout ? Est-ce que maintenant tu es implacable sur la coordination Jour J ?
Si toi aussi tu as envie d’être une mariée sereine, que tu es de la région de Lyon et alentours, profites-en pour aller faire un tour sur ma formule Coordination de Jour J !
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